Ha szerveztél már rendezvényt, lehet az egy nagyobb születésnap, egy lány- vagy legénybúcsú, vagy akár egy céges karácsonyi party, biztosan te is szembesültél már a rendezvényszervezés nehézségeivel. Sokszor azt sem tudja az ember, hogy hogyan lásson hozzá egy nagyobb esemény, összejövetel megszervezéséhez.
Lehet szó céges, családi, vagy baráti rendezvényről vannak bizonyos alapszabályok, melyeket a szervezés során figyelembe kell venned ahhoz, hogy rendezvényed sikert érhessen el.
Cikkünkben most összegyűjtöttük azt a 6 tippet, avagy lépést, amit megfogadva, illetve amiken végighaladva egészen biztosan szuper rendezvényt tudsz összedobni bárhol, bármikor.
6 tipp a sikeres rendezvény megszervezéséhez
1.) Fogalmazd meg magadban a rendezvény célját és jellegét!
Mindig a rendezvény célja (csapatépítés, bulizás, informálás, köszönet kifejezés) és jellege (formális, informális) határozza meg a rendezvény többi komponensét. Mielőtt tehát hozzálátnál a részletek megszervezéséhez, első lépésben fogalmazd meg magadban, hogy milyen jellegű lesz rendezvényed és hogy mi lesz annak elsődleges célja, mit szeretnél elérni vele.
2.) Tervezd meg, jegyzetelj!
Tervezd meg az időpontot, a rendezvény hosszát és a résztvevők számát is! Készítsd jegyzetet a rendezvény menetéről, elképzeléseidről ahhoz, hogy a későbbiekben pontosan lásd majd mi mindent kell még elintéznek, beszerezned és milyen szempontokat kell majd figyelembe venned a rendezvényhelyszín kiválasztása során. Ne bízz a memóriádban, pláne ha nagyobb létszámú lesz a rendezvényed, hidd el, ha nem készítesz jegyzetet, listát a tennivalókról és a rendezvény részleteiről, egészen biztosan meg fogsz feledkezni valamiról. (Lehet, hogy az csak egy apróság lesz, de utólag bosszankodni fogsz majd rajta, hogy megfeledkeztél róla.)
3.) Készítsd költségvetési tervet!
Határozd meg, hogy mekkora összeg áll rendelkezésre a rendezvény megszervezéséhez. Ezt követően gondold át, hogy mire mennyi pénzt tudsz szánni. Készülj úgy a költségkerettel, hogy előfordulhat, hogy lesznek váratlan kiadások. Ha megvagy ezzel, akkor szépen ki fog körvonalazódni, hogy milyen keret áll rendelkezésedre az ideális helyszín, esetleg dekoráció és egyéb kiegészítők kiválasztásához.
4.) Válaszd ki a tökéletes rendezvényhelyszínt!
A rendezvényhelyszín kiválasztása talán a legnehezebb feladat a rendezvényszervezés során, ám a költségkereted segít majd némiképp leszűkíteni a kínálatot. Fontos, hogy mindenképp kérj több szolgáltatótól is árajánlatot. A helyszín kiválasztását pedig ne bízd az interneten talált fotókra, mindenképp csekkold le személyesen is, a fényképek ugyanis sokszor csalókák lehetnek és nagyon kellemetlen mikor a rendezvény napján, vagy a foglaló kifizetése után szembesülsz a helyszín hiányosságaival. (Nincs például mozgássérült WC, vagy nem bababarát a hely, nincs lehetőség pelenkázásra stb.)
5.) Mindig legyen B-terved!
Egy rendezvény során mindig adódhatnak váratlan helyzetek, ezért amire csak lehet készülj b-tervvel. Tipikusan ilyen váratlan helyzet lehet például egy szabadtérre szervezett rendezvény esetében az időjárás, de akár céges rendezvény során a vetítőgép becsődölése, a hangtechnikai hibák stb. Bármi is történjék, ne ess pánikba, maradj rugalmas és igyekezz a nem várt helyzeteket lazán rögtönözve kezelni. Akkor is ha van az adott szituációra b-terved, de akkor is, ha nincs.
6.) Kérj segítséget!
Egy rendezvény megszervezése nem könnyű feladat, különösen ha a rendezvény napján is mindent magadra vállalsz. Éppen ezért ne akarj mindent egyedül csinálni, kérj segítséget a barátoktól, rokonoktól, kollégáktól. Oszd ki a feladatokat: lehet szó a dekorálásról, a meghívók elkészítéséről és/vagy kiküldéséről, a nyomtatványok elkészítéséről stb.
